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¿Qué es una Intranet?

Una intranet es una red de empresa privada, diseñada para apoyar a los empleados de una organización a comunicarse, colaborar y realizar sus funciones.

Sirve para una amplia gama de propósitos y usos, pero básicamente, una intranet está ahí para ayudar a los empleados.

Han evolucionado desde páginas de enlaces al estilo del teletexto hasta convertirse en soluciones digitales integradas y altamente sofisticadas para el lugar de trabajo. Pero en su nivel más fundamental, ¿qué es exactamente una intranet?

¿Qué es una intranet?

Una intranet puede significar cosas diferentes para diferentes organizaciones, e incluso para los equipos e individuos únicos dentro de ellas, dependiendo de los objetivos, el sector y la estructura de esa empresa.

Esto significa que a veces, puede haber confusión sobre lo que incluso constituye una intranet.

¿Es un sitio web? ¿Una plataforma de comunicaciones internas? ¿Una herramienta de colaboración? ¿Es lo mismo que una red social empresarial?

Las intranets son redes privadas que utilizan las organizaciones para distribuir comunicaciones exclusivamente a su personal; y las empresas las han utilizado durante décadas para las comunicaciones internas.

¿Para qué se utilizan las intranets?

Como hemos explorado en la historia, las intranets pueden ahora encarnar una amplia gama de características y funcionalidades, lo que les permite servir a una enorme variedad de propósitos.

Para qué se utiliza una intranet específica será dictado por la organización individual y sus objetivos, experiencias y cultura.

Sin embargo, los usos más comunes de una intranet incluirán:

1. Conexión de personas:

LAs organizaciones globalizadas y las que tienen empleados que trabajan a distancia, en primera línea o en una serie de oficinas se enfrentan a problemas para conectar a su personal. Una intranet ayuda a los colegas a encontrarse, conectarse y comunicarse: construyendo una cultura virtual.

2. Directorio de personas de la intranet:

Los directorios de personas incorporados en la intranet de una empresa ahora van más allá del nombre, el puesto de trabajo y la dirección de correo electrónico. Al añadir campos adicionales como la experiencia, el idioma o los intereses, las intranets permiten a los empleados encontrar y conectarse con sus colegas basándose en un interés compartido específico o una habilidad deseada. Los individuos pueden trabajar intuitivamente y de forma sencilla con otros a través de los límites de la ubicación o la zona horaria, incluso si nunca se han conocido físicamente en persona.

3. Acceso a la información:

Con un sistema de gestión de contenidos (CMS) y frecuentemente integrado con el sistema de gestión de documentos (DMS) de una organización, las intranets pueden utilizarse para alojar y acceder de forma centralizada a los documentos, políticas e información que los empleados necesitan para desempeñar sus funciones.

4. Gestión del ciclo de vida de los empleados:

Con la capacidad de presentar información y páginas de inicio personalizadas junto con la gestión de permisos, las funciones de RR.HH. pueden pre embarcar y embarcar eficazmente a los nuevos empleados, ofreciendo una experiencia excepcional a los empleados para hacer frente a la tasa de rotación del 40% dentro del primer mes que ven muchas organizaciones.

5. Completar tareas o flujos de trabajo:

Al combinar formularios o aplicaciones transaccionales con información alojada, las intranets permiten que los empleados se autogestionen y completen procesos comunes, como reservar una licencia, presentar gastos o realizar una capacitación interna, todo ello a través de su intranet.

6. Gestión del conocimiento:

Junto con la información y los documentos formales, las organizaciones suelen tener amplios niveles de conocimiento entre sus empleados. A través de foros, áreas de discusión, tableros de ideas y áreas de equipo, los empleados pueden hacer preguntas o aprovechar el conocimiento de sus compañeros a través de una intranet – y lo mejor de todo, ese conocimiento es capturado y retenido por la empresa en una plataforma de búsqueda, incluso después de que esa persona deje la organización.

7. Comunicaciones internas:

Mediante instrumentos sociales y de comunicación como blogs, wikis, foros y debates, una intranet puede utilizarse para facilitar las comunicaciones internas efectivas en ambos sentidos entre la administración y el personal.

8. Apoyo a los objetivos empresariales estratégicos:

Las intranets pueden desempeñar un papel activo en el apoyo a objetivos empresariales de alto nivel, como la creación, la integración y la comunicación de una cultura común, la mejora del compromiso de los empleados o la mejora de las tasas de retención del personal.

9. Medición y mejora del compromiso de los empleados:

Se sabe que tiene un impacto crítico en el rendimiento empresarial, pero presenta uno de los mayores retos para los líderes empresariales. Simplemente para dar voz al personal a través de foros, blogs, herramientas sociales y más, las organizaciones pueden utilizar su intranet para aprovechar el sentimiento de los empleados, establecer puntos de referencia y abordar las preocupaciones.

Esta lista no es ni mucho menos extensa: pero cuando se considera un proyecto de intranet, se trata de objetivos típicos que llegan al caso empresarial de la intranet. Fundamentalmente, una intranet está diseñada para ser el área de confianza de una empresa para los empleados.

¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?

Puede que también hayas oído hablar de una extranet. La distinción entre una intranet y una extranet es que mientras que una intranet tiene un acceso limitado a una organización, una extranet puede ser accedida por terceros autorizados como clientes, proveedores o socios.

Las intranets son utilizadas predominantemente por los empleados para buscar información, comunicarse con toda una organización y gestionar los flujos de trabajo.

Un ejemplo de intranet es un sitio web utilizado exclusivamente por una compañía aérea para proporcionar actualizaciones e información a su personal. Otros ejemplos son la intranet conecta correos, intranet extranet prosegur.

Si bien las intranets comenzaron como sitios web empresariales exclusivos construidos, ahora tienen la capacidad de integrarse con otras herramientas, como plataformas y medios sociales, para lograr una sólida experiencia de comunicación interna. Por ejemplo, SharePoint es una intranet popular de Microsoft Office.

¿Cuál es la diferencia entre una intranet e Internet?

Las intranets surgieron junto con Internet en los años 90. La diferencia entre Internet y la intranet es simple: Internet es una red pública que no es propiedad de una entidad, mientras que una intranet es de propiedad privada y no es accesible a cualquiera que pueda conectarse.

Las intranets surgieron junto con la Internet en los años 90, comenzando como una simple página de bienvenida con escasa información sobre una empresa.

Ventajas de una Intranet

A pesar de que está surgiendo nueva tecnología para avanzar en el campo de las comunicaciones, para muchas empresas, todavía hay ventajas clave al tener una intranet hecha y gestionada por un equipo interno dedicado. He aquí tres beneficios estratégicos de tener una intranet de empresa.

1. Fácil almacenamiento de archivos e información.

Cada organización tiene cientos, si no miles, de archivos con diferentes formatos que flotan entre los hilos del correo electrónico, el disco duro de Google o los discos duros de las computadoras portátiles o de escritorio.

Tener una intranet de empresa facilita el almacenamiento y el acceso a todos sus archivos en una ubicación central. Cualquier comunicación que ocurra en una intranet también se guarda mientras la intranet esté en funcionamiento.

Esto facilita a los individuos la búsqueda de publicaciones pasadas desde la intranet de su compañía.

2. Un buen Sistema de Gestión de Contenidos (CMS).

Las intranets comenzaron en la década de 1990 como una simple página de bienvenida con escasa información sobre una empresa. Desde entonces, han evolucionado para incluir foros de discusión, blogs y características sociales.

Esto ha permitido que los comunicadores internos puedan utilizar su intranet para compartir mensajes clave y actualizaciones organizativas.

La intranet del CMS permite a los comunicadores internos crear y compartir fácilmente el contenido en todo el sistema.

3. Formas sencillas de comunicación entre los empleados.

Las intranets suelen tener perfiles de usuario similares a su perfil de LinkedIn. Contienen una foto, título y descripción del trabajo, e información de contacto.

Cualquier empleado con acceso a la intranet puede descubrir nuevos colegas y enviarles mensajes a través de la intranet. Esto facilita el aumento de la colaboración y ayuda a establecer una red de trabajo.

Desventajas de una Intranet

Obviamente, las herramientas que se han utilizado durante décadas también pueden llegar a sentirse torpes y anticuadas, especialmente si no se actualizan o modifican para adaptarse a las necesidades de la empresa.

Aquí hay cinco desventajas comunes de tener una intranet para muchas compañías.

1. La información es difícil de encontrar.

Las intranets han sido tradicionalmente estructuradas en un formato anticuado que obliga a los empleados a buscar entre miles de páginas o carpetas para encontrar la información que necesitan.

Las intranets no extraen historias relevantes y actuales de la forma en que estamos acostumbrados a recibir información.

El contenido suele estar desactualizado porque la publicación en las intranets puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Además, no se puede dirigir a los empleados o personalizar las comunicaciones, por lo que la información es relevante y oportuna.

Como la información es difícil de encontrar, los trabajadores pueden desilusionarse al mantenerse al día con las comunicaciones de la intranet.

Esto impacta negativamente en la experiencia de los empleados y disminuye el efecto de sus mensajes en los objetivos comerciales más amplios.

2. Las soluciones de portales de intranet no son fáciles de usar.

Si está pensando en una actualización de la intranet o en recurrir a una solución de software de intranet, puede que no sea la mejor inversión.

Esto es sólo una superposición a su intranet existente, por lo que todos sus mismos problemas se cubren con una interfaz más bonita. Estarás atrapado con la misma mala búsqueda, tecnología obsoleta y falta de respuesta móvil.

3. Los trabajadores sin escrúpulos no pueden acceder fácilmente a las intranets.

Las intranets tienen una capacidad limitada para llegar a todos los empleados, ya que a veces sólo se puede acceder a ellas desde el escritorio.

Es posible que los trabajadores remotos, como los empleados de tiendas, enfermeras, personal de almacén y camioneros, no tengan la capacidad de acceder a las intranets.

Es posible que los trabajadores de primera línea no tengan una computadora portátil de la empresa, ni acceso a la intranet desde su casa, ni acceso regular a la Internet.

Incluso si estos trabajadores esperan a tener una computadora para acceder a la intranet, la información de la intranet suele estar desactualizada o desorganizada, lo que dificulta que los empleados encuentren rápidamente el contenido que necesitan.

Para llegar a cada trabajador, es necesario asegurarse de que sus herramientas de comunicación apoyen a los trabajadores remotos y de campo.

4. Las soluciones de portales de intranet no son fáciles de usar.

Si está pensando en una actualización de la intranet o en recurrir a una solución de software de intranet, puede que no sea la mejor inversión. Esto es sólo una superposición a su intranet existente, por lo que todos sus mismos problemas se cubren con una interfaz más bonita.

Estarás atrapado con la misma mala búsqueda, tecnología obsoleta y falta de respuesta móvil.

5. El móvil no está soportado.

No es un secreto que como sociedad somos adictos a nuestros teléfonos móviles. Más del 85% de los milenios tienen su propio teléfono inteligente.

Muchas intranets no son compatibles con el móvil o necesitan ser actualizadas con la próxima versión del móvil. Si ya tienes una intranet, puede ser tentador esperar hasta la próxima actualización que tenga una función para móviles en lugar de comprometerse a un cambio de comunicaciones.

Pero al esperar a hacer el cambio, está perdiendo una forma fácil y accesible de comunicarse con toda su fuerza de trabajo.

Las comunicaciones móviles, especialmente las aplicaciones nativas, son convenientes para todos los trabajadores y es más probable que los mantengan ocupados.

Las comunicaciones móviles son convenientes para los empleados y es más probable que los mantengan ocupados, pero muchas intranets no son compatibles con los móviles o necesitan ser actualizadas con la próxima versión de los móviles.

¿Qué es una red?

Una red consta de dos o más ordenadores, pc, portátiles… que están conectadas para compartir recursos (como impresoras y CD), intercambiar archivos o permitir comunicaciones electrónicas. 

Los pcs en una red pueden estar conectadas a través de cables, líneas telefónicas, ondas de radio, satélites o rayos de luz infrarroja.

Dos tipos de redes muy comunes incluyen:

  • Red de área local (LAN)
  • Red de área amplia (WAN)

También puede ver referencias a redes de área metropolitana (MAN), LAN inalámbrica (WLAN) o WAN inalámbrica (WWAN).

¿Cómo saber si una intranet es buena?

Una vez más, las intranets son una tecnología más antigua, lo que significa que las empresas deben tomar medidas para mantenerlas actualizadas y trabajar de forma que se adapten a las necesidades de la empresa.

Aunque las intranets, por su diseño, son lentas de actualizar, difíciles de acceder para los trabajadores remotos y de primera línea, y no fueron realmente construidas para proporcionar información oportuna, eso no significa que no se puedan superar estas desventajas.

Las mejores intranets pueden ser típicamente equipadas con las mejores herramientas para habilitar a sus empleados. Aquí está el elemento clave que necesita su intranet.

1. Diseño fácil de usar

Dado que el equipo de la intranet es responsable de cargar, crear y administrar la intranet, a menudo puede ser difícil dar un paso atrás y asegurarse de que la intranet sea fácil de usar.

Deberías preguntarte, ¿por qué los trabajadores están usando la intranet? ¿La están usando para colaborar con sus colegas, descubrir nueva información o simplemente para rellenar papeleo?

Esto es lo que necesita su intranet si quiere hacerla fácil de usar y proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan.

Funcionalidad de integración: en lugar de tener que realizar la tediosa tarea de actualizar la intranet, contar con la funcionalidad de integración significa que puede obtener las últimas herramientas y características sin tener que someterse a una actualización completa.

Con la funcionalidad de integración puedes enviar automáticamente noticias y actualizaciones a la intranet sin tener que dar un paso más.
Funcionalidad de búsqueda: uno de los mayores obstáculos de una intranet es una función de búsqueda anticuada.

Asegurarse de que sus empleados obtengan la información que necesitan sin pasar horas escarbando en una página tras otra es fundamental para garantizar una experiencia fácil de usar.

Su intranet debe ser el primer lugar al que sus empleados vayan para obtener la información que necesitan. Optimizar su experiencia significa asegurarse de que su intranet está construida para habilitar y apoyar a su fuerza de trabajo.

2. Poder de los empleados

Una organización exitosa tiene una fuerte cultura de empresa que está presente en todos los departamentos. Una intranet puede servir como vehículo para transmitir su misión y valores a toda su fuerza de trabajo.

3. Métrica

Su intranet no sólo debe servir como plataforma para las comunicaciones internas, sino que también debe ayudar a alcanzar objetivos comerciales más amplios. Pregúntese a sí mismo, ¿qué papel juega la intranet en la resolución de los objetivos estratégicos de la organización y está alineada para ayudar a alcanzarlos?

La única manera de saber si la intranet está contribuyendo al éxito de su empresa es medir el rendimiento de sus comunicaciones internas. Para optimizar su estrategia de comunicaciones necesita saber qué funciona y qué no.

Analizando sus métricas de comunicación, puede descubrir cómo los diferentes empleados interactúan con sus mensajes.

Primero tendrá que definir qué métricas seguirá para analizar su rendimiento. Ya sea que se trate de aumentar la adopción de la intranet o de facultar a los empleados para que se comuniquen a través de la intranet, la identificación de los indicadores clave de desempeño te ayudará a rastrear tu progreso.

Mediante el seguimiento de sus métricas a lo largo del tiempo, puede crear una visión práctica para redefinir su estrategia de comunicaciones.

Los empleados deben sentirse cómodos construyendo y contribuyendo a la cultura de su compañía a través de un diálogo vibrante en su intranet.

Ponga a disposición recursos que permitan a los empleados construir una fuerte cultura de la compañía. Características como el reconocimiento de los empleados, los objetivos de rendimiento, un proceso de incorporación y el fomento de la actividad de los trabajadores en la intranet pueden contribuir a la construcción de una cultura de empresa de éxito.